Zatrzymaj zalew e-mail!
E-maile sprawiają, że jesteś szczęśliwy. Naukowcy odkryli, że po pomyślnym naklejeniu lub ogłoszeniu komputerowego głosu „Masz pocztę!”, Dopaminy zostaje uwolniony hormon szczęścia. Niestety szczęście nie trwa długo.
Ponieważ każda wiadomość e-mail trafia na nowy punkt listy rzeczy do zrobienia, konieczne jest przetrawienie nowej informacji. I w pewnym momencie robi się to niekomfortowo: w takim razie, kiedy straciliśmy poczucie wszystkiego w naszej pełnej skrzynce odbiorczej, co musimy zrobić natychmiast, kto czeka na odpowiedź i co możemy bezpiecznie zignorować - a jednak coraz więcej wiadomości wlewa się do skrzynki pocztowej ludzi, którzy chcę od nas czegoś. Jest to również stresujące, frustrujące i wciąż kosztuje dużą część naszego czasu pracy: 70 procent pracowników spędza godzinę dziennie na e-mailach. Jak możemy nie zatopić się w zalewie e-maili?
1. Wyłącz automatyczne powiadamianie!
Czy bez „pling”! „Bycie stale dostępnym jest jednym z najczęstszych błędów w kontaktach z e-mailami” - mówi Petra Schmidt, trener organizacyjny i założycielka firmy „profilplan”. Za każdym razem, gdy nadejdzie nowa poczta, nasza ciekawość uwodzi nas, aby szybko zobaczyć, jakie wiadomości tam są. Przez kilka sekund zanika uwaga - jeśli pracowaliśmy skoncentrowani, zsynchronizowaliśmy się. „Zwłaszcza gdy siedzisz na trudnym zadaniu, e-mail jest mile widzianym pretekstem do przerwania pracy” - mówi Petra Schmidt. Jednak im częściej ludzie są przerywani w skoncentrowanej aktywności, tym dłużej potrzebują i im szybciej wkradną się błędy.
2. Zaplanuj stałe czasy przetwarzania wiadomości e-mail!
Trener Petra Schmidt zaleca, aby spojrzeć do skrzynki pocztowej tylko trzy razy dziennie - chyba że pracujesz w branży, w której informacje muszą być szybko wymieniane. W zdecydowanej większości wiadomości e-mail wystarczy, jeśli odpowiemy w ciągu dwóch do trzech godzin - aw nagłych przypadkach nadawca może również zadzwonić. Powinieneś sprawdzić e-maile, gdy uruchomiłeś komputer rano. To powie Ci, czy jakieś ważne wiadomości zostały wysłane do Ciebie dzień wcześniej po pracy. Drugi czek na e-mail odbywa się około pół godziny przed przerwą na lunch - wtedy możesz odpowiedzieć na pilne potrzeby przed przerwą. Za trzecim razem sprawdzasz swoją skrzynkę odbiorczą od jednej do dwóch godzin przed zamknięciem. „Powiedz swoim kolegom, że przetwarzasz swoje maile w ustalonym czasie” - radzi Petra Schmidt. Niektórzy byliby zaskoczeni, gdyby nie otrzymali od ciebie żadnej reakcji po dziesięciu minutach.
3. Edytuj wiadomości e-mail za jednym zamachem!
Napisz tutaj e-mail, a następnie zrób krótką rozmowę telefoniczną, majstruj między kolejnymi prezentacjami - więc praca z nią jest trudna. Lepiej: wykonywanie podobnych zadań za jednym zamachem. Poświęć trochę czasu na odpowiedź, sortowanie lub usuwanie wszystkich wiadomości e-mail - po tym czasie możesz odpocząć i poświęcić się innym zadaniom. Idealnie, Twoja skrzynka e-mail zostanie uporządkowana po każdej wizycie.
4. Właściwie przechowuj wiadomości e-mail!
Trudne, ale z odrobiną dyscypliny, ale możliwe: Skrzynka odbiorcza nie powinna być tak długa, aby nie było jej widać na ekranie za jednym spojrzeniem, radzi trener organizacji Petra Schmidt. Wiadomości e-mail zawierające ważne informacje, które chcesz zachować do przechowywania, są przechowywane w folderach. Petra Schmidt zaleca, aby nie używać programu do obsługi poczty e-mail, ale przechowywać wiadomości e-mail na dysku twardym. Na przykład w programie Outlook można zapisywać wiadomości, w tym ich załączniki, w formacie * .msg i umieszczać je w zwykłych folderach plików na dysku twardym - w ten sposób przechowywane są dokumenty i korespondencja dla projektu w tej samej lokalizacji. W zależności od tego, co pasuje do Twojej pracy, możesz również pomyśleć o innej użytecznej strukturze folderów. Ważne jest tylko: Skrzynka odbiorcza nie jest stałą pamięcią!
5. Dotknij każdego e-maila tylko raz!
Podczas edycji wiadomości e-mail nie będziesz zapisywać żadnych zadań na później! Jeśli oczekujesz odpowiedzi, natychmiast odpowiedz, przenosząc informacje do odpowiedniego folderu. W wielu programach do obsługi poczty e-mail istnieje możliwość konwersji wiadomości na zadania, a tym samym utrzymywania listy zadań na komputerze. Czego nie chcesz trwale zapisać jako informacji lub jako zadanie w oku: usuń!
6. Poznaj swój program pocztowy!
Outlook, Entourage, Thunderbird i Co. mogą zrobić znacznie więcej niż tylko pisać i odbierać wiadomości e-mail. Warto nauczyć się kilku sztuczek: wysyłania e-maili bezpośrednio do określonych folderów lub oznaczania ich, dzięki czemu można szybko znaleźć wszystkie wiadomości należące do tego samego tematu. W kursach komputerowych lub przewodnikach możesz dowiedzieć się, jakie opcje oferuje twój program.Czas, w którym inwestujesz, aby nauczyć się takich sztuczek, szybko się wydostajesz!
7. Często dzwoń!
Nie zawsze e-mail jest właściwym środkiem komunikacji. W telefonie skomplikowane lub wrażliwe problemy można rozwiązać szybciej - a ryzyko nieporozumień jest znacznie niższe. „Głos to kolejny kanał komunikacji, dzięki któremu można poczuć reakcje” - wyjaśnia Petra Schmidt. Rozmówca waha się lub drukuje? Przez telefon zauważamy to natychmiast - i możemy zapytać, co przeszkadza drugiemu. E-mail jest o wiele trudniejszy i bardziej czasochłonny, jeśli w ogóle działa.